Hybrid Events - die unmittelbare Zukunft der Veranstaltungsbranche

Frau sitzt mit einem Briefing am Schreibtisch

Virtuelle Veranstaltungen haben in den letzten Monaten in der Branche viel an Boden gewonnen, und viele der Vorteile und bewährten Verfahren, die aus erfolgreichen Anwendungen gelernt wurden, werden nicht so schnell in Vergessenheit geraten. Hier erfahren Sie, wie Sie Strategien für virtuelle Veranstaltungen nutzen können, sobald die Live-Veranstaltungen wiederkehren.

Obwohl die Länder nun langsam beginnen, die Sperrmaßnahmen zu lockern, ist der Ausbruch noch lange nicht vorbei, und wenn die ersten Live-Veranstaltungen wieder aufgenommen werden, werden sie ganz anders aussehen. Nicht nur werden die Veranstaltungsorte aufgrund von Distanzierungsmaßnahmen wahrscheinlich weniger ausgelastet sein, sondern da viele Teilnehmer nicht bereit oder in der Lage sind, an Live-Veranstaltungen teilzunehmen (geschweige denn zu ihnen zu reisen), sind Hybridveranstaltungen der richtige Weg.

Bis vor kurzem hat die Veranstaltungsbranche virtuelle Veranstaltungen nur zögerlich angenommen, aber die Veranstalter erkennen zunehmend die Vorteile und das Potenzial von virtuellen Veranstaltungen - einschließlich Kosteneffizienz, Reichweite und Inklusivität sowie Nachhaltigkeit. Wie also können die Planer die Vorteile virtueller Veranstaltungen nach Wiederaufnahme der Live-Veranstaltungen beibehalten, um das Beste aus beiden Welten zu erhalten?


Die Bedeutung von Hybrid Events

Sobald sich die Länder von COVID-19 erholen und die Beschränkungen lockern, werden kleine Live-Veranstaltungen stattfinden. Viele werden jedoch weiterhin virtuelle Veranstaltungen bevorzugen - und virtuelle Elemente bei den ersten Präsenzveranstaltungen werden wesentlich dazu beitragen, dass sie konkurrenzfähig und finanziell tragfähig bleiben.

Die Anzahl der Personen, die an den ersten Live-Veranstaltungen teilnehmen können und wollen, wird aus verschiedenen Gründen begrenzt sein.

Der physische Raum kann aufgrund von Gesundheits- und Sicherheitsmaßnahmen begrenzt sein, Firmenbudgets können gekürzt werden, und viele Menschen sind möglicherweise noch immer skeptisch, wenn sie reisen und sich in Gruppen versammeln, lange nachdem die Regierungen Entwarnung gegeben haben. Der Einsatz hybrider Veranstaltungsstrategien wird es den Organisatoren von Veranstaltungen ermöglichen, ihre Zahl zu halten, auch wenn ihr Live-Publikum klein ist.

Hybride Veranstaltungen ermöglichen es den Planern auch dann, ihre Reichweite weiter auszudehnen, wenn größere Zusammenkünfte ein faires Spiel sind. Die Realität sieht so aus, dass einige Menschen aufgrund logistischer oder finanzieller Beschränkungen nie in der Lage waren, auf Live-Veranstaltungen zuzugreifen, und die Integration einer virtuellen Komponente in physische Veranstaltungen gewährleistet den Zugang für alle, die an einer Teilnahme interessiert sind, unabhängig davon, ob sie reisen können oder nicht.

Dies ermöglicht eine viel größere Inklusivität und Vielfalt bei der Veranstaltung, was wiederum das Potenzial für interessantere Austausche, ein größeres Gesamtpublikum und einen höheren ROI bieten kann.

Neben der Erweiterung der Reichweite der Veranstaltung bieten hybride Veranstaltungen eine nachhaltige Alternative zu vollwertigen Veranstaltungen; da die Teilnehmer die Möglichkeit haben, sich aus der Ferne zu engagieren, erübrigt sich eine Reise zum Veranstaltungsort. Die Pandemie hat bereits zu einem Rückgang der Emissionen geführt, was zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass der Flugverkehr in den letzten Monaten stark zurückgegangen ist.

Zwar werden sich die Fluggesellschaften wahrscheinlich erholen und der Reiseverkehr wird sicherlich wieder zunehmen, da die Beschränkungen weiterhin aufgehoben werden, aber die Frage der Nachhaltigkeit - insbesondere in Bezug auf die Veranstaltungsbranche - wird wahrscheinlich nicht so bald verschwinden.

Wenn man sich auf hybride Ereignisse einlässt, ist dies ein wirksames Mittel, um nicht nachhaltige Praktiken innerhalb der Branche sowie externe Urteile wie das Flightshaming zu bekämpfen.

Hier sind vier Möglichkeiten, virtuelle Veranstaltungen weiterhin zu nutzen und ihre Vorteile zu ernten, sobald dies eher eine Frage der Wahl als der absoluten Notwendigkeit ist.


1. Daten zur Steuerung der Online-Strategie verwenden

Ein weiterer großer Vorteil von Online-Veranstaltungen ist ihre Fähigkeit, reichhaltige Daten und Analysen zu liefern. Die meisten Plattformen verfügen über eine Art eingebaute Berichtsfunktion. Selbst wenn Sie es also nicht gewohnt sind, Datenerfassungstechnologie bei Live-Veranstaltungen einzusetzen, sollten Sie sie für Ihre virtuellen Veranstaltungen nutzen.

Jetzt ist es an der Zeit, sich diese Daten anzusehen, um festzustellen, wie sich Ihr Online-Publikum verhält und womit es sich beschäftigt. Dies ist eine großartige Lektion, die man lernen kann, wenn es darum geht, das Engagement von Sponsoren zu belegen. Wenn Sie z.B. in den Pausen Sponsorenwerbung einbauen, schauen die Teilnehmer dann zu und engagieren sich mit ihnen? Oder schalten sie sich aus? Harte Zahlen werden Ihnen helfen, die Ausgaben der Sponsoren zu rechtfertigen, vor allem dann, wenn einige nicht bereit sind, für eine Live-Veranstaltung mit möglicherweise geringerer Beteiligung in ihre Taschen zu greifen.

Suchen Sie nach Möglichkeiten, wie entfernte und Live-Teilnehmer miteinander in Verbindung treten können, da das Networking einer der größten Nachteile ist, wenn man nicht physisch anwesend ist. Vielleicht stellen Sie sogar fest, dass die Erleichterung des Networking durch Ihre Veranstaltungstechnik Ihnen interessante Einblicke in den tatsächlichen Wert von Networking-Sitzungen und -Aktivierungen verschafft, da Sie so die Anzahl der Teilnehmer genau verfolgen können. Achten Sie genau darauf, wie sich das Engagement Ihres virtuellen Publikums zwischen den Sitzungen verschiebt, und drehen Sie sich entsprechend.

Data ist Ihr bester Freund, wenn es darum geht zu bestimmen, was bei einer Veranstaltung funktioniert und was nicht, aber wenn es insbesondere um virtuelle Veranstaltungen geht, nutzen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Analysemöglichkeiten und achten Sie darauf, dass Sie bei zukünftigen Live-Veranstaltungen erfolgreiche Taktiken zur Kenntnis nehmen und einbauen.


2. Formate für virtuelle Zuhörer anpassen

Obwohl virtuelle Veranstaltungen eine einzigartige Reihe von Herausforderungen darstellen, gibt es nur eine Art von Teilnehmern, um die man sich Sorgen machen muss: Fern. Jeder, der an der Veranstaltung teilnimmt, nutzt die gleiche Plattform und hat die gleiche Gesamterfahrung. Bei Hybridveranstaltungen sind jedoch sowohl Live- als auch virtuelle Teilnehmer beteiligt, und es ist wichtig, auf beide einzugehen und zu versuchen, die Erfahrungen so weit wie möglich zu integrieren.

Bestimmte Erfahrungen werden die gleichen sein, wie z.B. Präsentationen von Referenten. Andere werden jedoch zwangsläufig anders sein, wie z.B. Pausenaktivitäten. Denken Sie daran und stellen Sie sicher, dass Sie den virtuellen Teilnehmern je nach Bedarf verschiedene Optionen anbieten.

Live-Teilnehmer werden sich in den Pausen wahrscheinlich unter die Teilnehmer mischen und Kontakte knüpfen, daher müssen Sie sicherstellen, dass die virtuellen Teilnehmer zwischen den Sitzungen an den von Ihnen angebotenen Inhalten interessiert bleiben oder dass Sie diese Pausen effektiv in Networking-Möglichkeiten für Ihr virtuelles Publikum durch Breakout-Streams, virtuelle Treffpunkte usw. umsetzen.

Möglicherweise möchten Sie sogar Wege finden, Ihre Live-Teilnehmer mit dem Online-Publikum zu verbinden, um das Netzwerkpotenzial zu maximieren und Silos aufgrund des Privilegs der persönlichen Teilnahme zu minimieren.

Es ist auch eine gute Idee, sich mit anderen Elementen zu befassen, mit denen sich Fernteilnehmer eher beschäftigen, wie z.B. Live-Tweets oder Umfragen. Dies sind großartige Strategien zur Einbeziehung des Publikums, die bei Live-Veranstaltungen unabhängig davon, ob es eine virtuelle Komponente gibt, eingesetzt werden können, aber sie funktionieren besonders gut, wenn es darum geht, ein virtuelles Publikum wieder einzubinden.

Vor allem, da Sie möglicherweise mit niedrigen Live-Besucherzahlen konfrontiert sind, wenn die Dinge wieder in Schwung kommen, wird die Hybridisierung Ihrer Live-Veranstaltung jeder Bemühung, die Sie unternehmen, um Inhalte oder Einsichten zu bündeln, mehr Gewicht verleihen.

Es ist für virtuelle Teilnehmer leicht, sich ausgeschlossen zu fühlen, sobald Live-Teilnehmer ins Spiel kommen. Berücksichtigen Sie daher auch die verschiedenen Arten von Sitzungen, die die Veranstaltung beinhalten wird, und ob Sie Ähnliches bereits für eine Online-Veranstaltung getan haben. Ausbrüche und Kleingruppendiskussionen zwischen Teilnehmern, die persönlich anwesend sind, können nicht ohne weiteres auch die Teilnehmer einschließen, die aus der Ferne teilnehmen. Eine Möglichkeit wäre daher, die beiden Gruppen getrennt zu halten und Videochats in kleinen Gruppen zu organisieren, damit die virtuellen Teilnehmer ihre eigenen Diskussionen führen können.


3. Wählen Sie Veranstaltungsorte mit wettbewerbsfähigen technischen Möglichkeiten

Angemessene Technik ist das Rückgrat jeder virtuellen oder hybriden Erfahrung. Abhängig von der Art Ihrer Veranstaltung und der Art und Weise, wie Sie Ihr virtuelles Erlebnis gestalten wollen, werden Ihre genauen Bedürfnisse unterschiedlich sein, aber fortschrittliche Tech-Angebote an einem Veranstaltungsort werden nicht verhandelbar sein.

Wenn Sie eine hybride Veranstaltung planen, ist es wichtig, dass Sie einen Veranstaltungsort auswählen, der die von Ihnen benötigte technische Einrichtung aufnehmen kann. Suchen Sie nach "intelligenten Veranstaltungsorten", die zuverlässiges Hochgeschwindigkeits-WiFi bieten, um Dinge wie Live-Streams reibungslos durchzuführen.

Die Veranstaltungsorte, die für hybride Veranstaltungen benötigt werden, werden auch 4G-Fähigkeiten - wenn nicht sogar 5G - und funktionierende, hochwertige AV-Ausrüstung bieten, mit der sowohl die Live-Umgebung als auch das virtuelle Erlebnis verbessert werden können.


4. Partner mit den richtigen Experten

Wenn die Live-Veranstaltungen wieder aufgenommen werden, reicht es nicht aus, eine hybride Veranstaltung zu schaffen, indem einfach eine Kamera für Live-Stream-Präsentationen eingerichtet wird. Da sich viele Branchenveranstaltungen zu virtuellen Veranstaltungen entwickeln, darunter so namhafte Treffen wie die Microsoft Build Conference nächste Woche, sehen wir immer mehr innovative Ideen und kreative Umsetzungen von Online-Veranstaltungen.

Wenn es gelingen soll, die Technik zusammenzuführen und eine ansprechende hybride Veranstaltung zu implementieren, ist es erforderlich, mit Menschen zusammenzuarbeiten, die sich ausschließlich auf das Erlebnis der virtuellen Veranstaltung konzentrieren, die in Form von neuen Rollen in der Branche auftauchen können, um der Nachfrage gerecht zu werden.

Unabhängig davon, ob dies bedeutet, mit einem Veranstaltungstechniker zusammenzuarbeiten oder einen Spezialisten für die Produktion virtueller Veranstaltungen an Bord zu holen, nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Bedürfnisse zu evaluieren, was Ihr Team an Fachwissen zu bewältigen hat und wo Sie möglicherweise externe Hilfe benötigen.


Schlussfolgerung

Die Welt brennt darauf, wieder zur Normalität zurückzukehren, aber wenn es um die Veranstaltungsbranche geht, arbeiten wir wahrscheinlich an neuen Normen und Standards, die sich stark auf virtuelles Engagement und Veranstaltungskomponenten stützen werden. Obwohl große Versammlungen wahrscheinlich für eine ganze Weile verboten sein werden, können wir damit beginnen, die Wiederaufnahme kleinerer Live-Veranstaltungen in einigen Gebieten in Betracht zu ziehen und ein starkes Comeback vorzubereiten, wenn dies geschieht. Die Beherrschung der virtuellen Welt ist der erste Schritt, und wenn die Zeit gekommen ist, wird das Wissen, wie man Online-Veranstaltungsstrategien weiterhin nutzen kann, um unvergessliche und fesselnde hybride Erfahrungen zu schaffen, Ihnen einen wichtigen Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Beste Grüße
Tobias Naujoks

Inhaber Eventagentur Hamburg - grip & verstand - cars and concepts

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